Zelf organiseren

Om een Q-cup te organiseren zijn er natuurlijk wel wat randvoorwaarden op en om de vereniging of vaarschool nodig. De Q-cup is opgezet als meerdaags evenement in een bepaalde regio met een afsluitende finaledag. Om de organisatie laagdrempelig te houden zijn er niet veel eisen maar wel een aantal zaken die geregeld dienen te worden: - Als vereniging of vaarschool breng je vijf polyethyleen Optimisten in en minimaal vijf Optimistzeilers doen mee via jouw vereniging of vaarschool; - Vanuit iedere vereniging of vaarschool dient er een begeleider te worden aangesteld voor hun deelnemers. De organiserende vereniging of vaarschool moet voor de overige begeleiding zorgen; - Vanuit iedere vereniging of vaarschool dient er een verantwoordelijke te worden aangesteld voor al het materiaal en het botenpark. Dit gedurende het evenement maar ook in de voorbereiding en naderhand; - Als vereniging of vaarschool ben je verantwoordelijk voor logistieke zaken zoals catering, dagprijzen, vrijwilligers en overige ondersteuning van logistiek en transport; - Als vereniging of vaarschool ben je verantwoordelijk voor materiaal zoals boeien, rescue boten, extra zwemvesten, etc.; - Als vereniging of vaarschool ben je verantwoordelijk voor het ophalen en terugbrengen van eventueel geleende materiaal, zoals de boten.; Als vereniging of vaarschool help je mee in de regionale promotie voor, tijdens en na de Q-cup.

Team Q-cup helpt graag om het evenement op jullie vereniging of vaarschool succesvol neer te zetten. Je kan hierbij de volgende ondersteuning verwachten: - Eventmanager die aanwezig is tijdens de Q-cup, de dag begeleidt en het Q-cup concept bewaakt; - Optimisten, indien de vereniging of vaarschool hier niet voldoende van bezit; - Inschrijving van de deelnemers via www.qcup.nl; - Promotiemateriaal en wedstrijdpakket met o.a. startvlaggen.

Als organisatie wil je natuurlijk reclame maken voor jouw evenement en eventuele sponsoren bedienen. Team Q-cup helpt je niet alleen met standaardsjablonen voor posters en flyers, ook wordt vanuit de organisatie communicatie breed ingezet om nieuwe kinderen te werven.

In de wedstrijdregels die zeilers bij inschrijving meekrijgen zijn dan ook portretrechten en reclamemogelijkheden goed geregeld. Denk hierbij aan reclamemogelijkheden op de rib of op de romp van de boot. Elke organiserende vereniging of vaarschool krijgt een pakket van wedstrijddocumenten en vlaggen om de wedstrijden soepel en eenvoudig te laten verlopen. Ook is er tijdens de Q-cup ruimte voor het werven van sponsoren.

Alle inschrijvingen voor de Q-cup wedstrijden lopen via de Q-cup website (www.qcup.nl). Het inschrijfgeld bedraagt €15,- per deelnemer. Dit kan via iDeal betaald worden of contant op de wedstrijddag zelf. een klein deel van het bedrag wordt besteed door de Q-cuporganisatie aan promotie, inkoop van prijzen en de Q-cupmanagers. het overgrote deel van het bedrag komt ten goede aan de organiserende partij (de vereniging of vaarschool).

Als vereniging/ vaarschool heb je een aantal vrijwilligers nodig om de wedstrijden goed te organiseren. Denk hierbij aan de wedstrijdorganisatie, zoals wedstrijdleiders en rescues, maar ook aan de walactiviteiten zoals catering. Een tip is om bijvoorbeeld een leuke, ervaren jeugdwedstrijdzeiler als begeleider te koppelen aan een groepje beginnende Q-cuppers.

Een Q-cup evenement verschilt qua draaiboek niet veel van andere evenementen. Bij de Q-cup clinics kun je het draaiboek naar eigen inzicht en wensen invullen, het advies is wel om dit af te stemmen met de Q-cup manager. Omdat de kinderen voor het eerst te maken hebben met wedstrijdzeilen beperkt de Q-cup zich tot de elementaire regels. Een organiserende vereniging krijgt van de Q-cup organisatie een format waarin deze wedstrijdregels overzichtelijk zijn uitgelegd.

Om de start zo toegankelijk mogelijk te houden krijgt het wedstrijdcomité van de vereniging/ vaarschool een toolkit van Q-cup organisatie. In deze toolkit zit een vlaggenset met vijf vlaggen. Elke vlag geeft het aantal minuten voor de start aan met een nummer. Zo blijft het starten voor de kinderen zo simpel mogelijk. Is een kind te vroeg gestart? Dan is een strafrondje voldoende.